Legge di bilancio 2025 – Spese di Trasferta aziendali e la loro tracciabilità

Le Trasferte aziendali costituiscono un elemento rilevante nell’ambito dell’organizzazione e gestione dell’attività lavorativa, configurandosi come eventi straordinari rispetto alla normale sede di lavoro. Esse comportano l’emergere di specifiche obbligazioni sia per il datore di lavoro, tenuto a sostenere e rimborsare le spese necessarie e documentate, sia per il lavoratore, che è chiamato a svolgere le proprie mansioni in un luogo diverso da quello abituale. Tali spese devono essere gestite nel rispetto della normativa vigente, al fine di garantire conformità alle disposizioni fiscali e previdenziali applicabili. A partire dal 1° gennaio 2025 hanno trovato applicazione importanti modifiche normative introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (L.207/2024 art. 1 comma 81-86 “Tracciabilità delle spese di trasferta e rappresentanza”), le quali prevedono che le spese di trasferta dei lavoratori dipendenti (incluse vitto, alloggio, viaggio e trasporto) saranno rimborsate in esenzione fiscale esclusivamente se effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili, come:

• carte di credito e bancomat;
• app di pagamento digitali;
• assegni bancari o circolari; 

L’obbligo di tracciabilità trova applicazione alle spese sostenute sia per le trasferte all’interno del Comune sia per quelle al di fuori del perimetro comunale. Per le trasferte al di fuori del comune, le spese per vitto e alloggio saranno deducibili al 100% entro determinati limiti. All’interno del comune, invece, la deducibilità scende al 75%. I rimborsi chilometrici seguiranno le tabelle ACI, che definiscono il costo massimo deducibile per veicoli con potenza specifica. La mancata tracciabilità delle spese comporta la rilevanza fiscale e previdenziale in busta paga e la non deducibilità ai fini IRES e IRAP. Questo costituisce un importante progresso verso una maggiore trasparenza fiscale e una gestione più rigorosa dei rimborsi per le trasferte di dipendenti, collaboratori, soci e amministratori, e mira a combattere l’evasione fiscale. Di conseguenza, se da un lato questo cambiamento rende più difficile eludere il sistema fiscale, dall’altro introduce nuove responsabilità per le aziende e i lavoratori.

L’elenco delle modalità di pagamento richieste è stato pensato per coprire un’ampia gamma di esigenze operative, garantendo al contempo che ogni transazione possa essere verificata attraverso documentazione appropriata. Fanno eccezione le spese relative ai trasporti effettuate mediante autoservizi pubblici di linea. Inoltre, se i pagamenti non sono effettuati con metodi tracciabili, le spese saranno considerate non deducibili per l’azienda e tassabili come reddito imponibile per il dipendente.

Rimborsi Spese

Secondo quanto previsto dall’art.1 della Legge 207/2024, i rimborsi delle spese di trasferta possono avvenire in tre modi:

• Rimborso analitico: prevede il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate;
• Rimborso forfettario: consiste in un importo fisso giornaliero che copre le spese di trasferta, senza necessità di documentare ogni singola spesa;
• Metodo misto: è una modalità che combina gli altri due metodi, ossia un rimborso forfettario per alcune voci di spesa e un rimborso analitico per altre, a seconda delle necessità e delle specifiche politiche aziendali;

In tutti i casi, le spese devono essere tracciabili per poter essere dedotte fiscalmente dall’azienda, altrimenti saranno considerate indeducibili, con conseguenti ripercussioni sul carico fiscale dell’impresa.

Conseguenze della Mancata Tracciabilità

In caso di mancato rispetto di tale obbligo, le conseguenze sono rilevanti sia per l’azienda sia per i lavoratori coinvolti:

• Per i lavoratori dipendenti: le spese sostenute con metodi non tracciabili saranno considerate reddito aggiuntivo e soggette a tassazione ordinaria (IRPEF e contributi previdenziali), con una conseguente riduzione dei rimborsi e un aumento del carico fiscale;
• Per le aziende: le spese rimborsate senza tracciabilità non potranno essere dedotte dal reddito aziendale, con un impatto diretto sull’IRES e sull’IRAP da versare. Inoltre, l’azienda subirà una doppia penalizzazione fiscale, dovendo includere le somme nel reddito imponibile del dipendente e non potendo dedurre i costi sostenuti;

Per rispettare le nuove normative, le aziende sono incoraggiate a fornire ai propri dipendenti strumenti di pagamento aziendali, come carte prepagate intestate alla società, o a adottare altre soluzioni che possano semplificare la gestione delle spese aziendali. Un’altra misura consigliata è quella di definire chiaramente che eventuali anticipi di spesa sostenuti dai lavoratori saranno rimborsati solo a fronte di documentazione che attesti l’utilizzo di metodi di pagamento tracciabili. Tale approccio non solo facilita l’adeguamento normativo, ma contribuisce a una gestione più efficace delle spese.

Contesto Internazionale

Le nuove disposizioni della Legge di Bilancio 2025 si inseriscono in un contesto internazionale in cui le normative sulla gestione delle spese di trasferta possono differire in modo significativo. Sebbene ogni Paese abbia regolamenti specifici, le linee guida italiane si allineano in parte a quelle di altre giurisdizioni, ma con peculiarità che necessitano di attenzione da parte delle aziende. In Italia, l’articolo 51 comma 5 del TIUR consente di attestare spese non tracciabili, come quelle del parcheggio e lavanderia, fino a un massimo giornaliero di 46,48 euro per trasferte nazionali e 77,47 euro per trasferte all’estero. Questi importi, in assenza di documentazione, sembrerebbero esclusi dal campo di applicazione della nuova normativa.

Applicazione per i Lavoratori dipendenti, Collaboratori e Amministratori

Il nuovo comma 6-ter dell’art.54 del TIUR stabilisce che per i lavoratori dipendenti e collaboratori (co.co.co), le nuove regole si applicano in modo specifico a determinate tipologie di spesa, quali vitto, alloggio e rimborsi analitici per i costi di trasporto. Affinché queste spese siano deducibili per l’azienda e non imponibili per il lavoratore, è imprescindibile che siano tracciate. In caso contrario, non solo l’azienda perderà la possibilità di dedurre tali costi, ma il lavoratore subirà un aumento della tassazione e dei contributi dovuti. Analogamente, per i soci e gli amministratori si applicano le medesime regole. Le spese di trasferta da loro sostenute devono essere tracciate per garantire la deducibilità aziendale e l’esonero dall’imposizione fiscale sui rimborsi ricevuti. Questo rappresenta un cambiamento significativo rispetto al passato, in cui la documentazione poteva essere meno rigorosa e i metodi di pagamento non sempre verificabili.

La normativa introduce quindi un importante cambiamento nei rapporti tra azienda, lavoratori e amministrazione fiscale, imponendo una maggiore attenzione nella gestione delle trasferte e nella scelta degli strumenti di pagamento. Questo obbligo di tracciabilità si inserisce in un più ampio contesto di politiche volte a prevenire l’evasione fiscale e a favorire la digitalizzazione dei processi aziendali. Per le aziende, il rispetto di queste nuove regole non è solo una questione di conformità normativa, ma anche un’opportunità per ottimizzare i propri processi interni. L’adozione di strumenti digitali per la gestione delle spese, come piattaforme integrate che consentono la registrazione automatica delle transazioni, può semplificare notevolmente le operazioni amministrative e migliorare la trasparenza finanziaria.

Conclusioni

In conclusione, le modifiche normative del 2025 sulle spese di trasferta rappresentano una sfida e un’opportunità per le aziende. Una pianificazione adeguata, la formazione del personale e l’adozione di strumenti tecnologici possono facilitare l’adeguamento alle nuove disposizioni, riducendo i rischi di accertamenti con rettifiche di quanto inserito come costo deducibile e le potenziali sanzioni. Questo nuovo quadro normativo contribuirà a promuovere una gestione più responsabile e trasparente delle risorse economiche nel contesto aziendale.

Redazione a cura dell’ H.R. Dr. Alessandro Gradelli & D.ssa Claudia Martini